Când organizezi o petrecere, este esențial ca invitații să primească invitațiile la momentul potrivit. Dacă le trimiți prea devreme, pot fi uitate; dacă le trimiți prea târziu, oamenii pot avea deja alte planuri.
Cum îți dai seama, totuși, care este momentul ideal? Răspunsul depinde de tipul evenimentului, nivelul de formalitate și perioada din an. În acest ghid vei afla când să trimiți invitațiile pentru diverse ocazii, de la aniversări pentru copii, la petreceri de logodnă și evenimente formale.
Cum să planifici corect trimiterea invitațiilor
Dacă invitațiile ajung prea târziu, riști o prezență scăzută. Oaspeții pot avea deja programate alte activități — muncă, vacanțe, alte petreceri — în special în perioade aglomerate precum sărbătorile sau vacanța de vară.
Chiar dacă sunt liberi în ziua evenimentului, un anunț trimis prea târziu le poate lăsa prea puțin timp să se organizeze: găsirea unei persoane pentru îngrijirea copiilor, aranjarea transportului sau alegerea ținutei. De multe ori, vor prefera să decline invitația decât să se streseze în ultimul moment.
Pe de altă parte, nici trimiterea invitațiilor cu foarte mult timp înainte nu este ideală — există riscul ca invitații să uite de eveniment sau să nu își dorească să se angajeze cu luni înainte.
Așadar, cheia este găsirea momentului potrivit, care diferă în funcție de:
– tipul ocaziei
– vârsta invitaților
– nivelul de formalitate
– perioada anului
– câtă pregătire necesită participarea (călătorii, cumpărarea unui cadou, costumații)
De asemenea, gândește-te cât de precis trebuie să fie numărul final de invitați. Pentru o întâlnire relaxată acasă, e suficientă o estimare. Pentru o cină formală, ai nevoie de confirmări exacte, deci invitațiile trebuie trimise mai devreme.
Când ar trebui trimise invitațiile?
Perioada optimă depinde de tipul petrecerii. Mai jos sunt cele mai comune situații și intervalul recomandat.
Petreceri pentru copii
Aniversările copiilor au loc cel mai des în weekend sau în vacanțe, perioade în care părinții își planifică activitățile din timp. Totuși, dacă trimiți invitația prea devreme, pot uita de ea.
Recomandare: 3–4 săptămâni înainte.
Petreceri aniversare pentru adulți
Pentru adulți se aplică aceleași reguli ca pentru copii:
Recomandare: 3–4 săptămâni înainte.
Pentru aniversări importante, precum 50 de ani, invită mai devreme – mai ales dacă vin persoane din alte orașe.
Recomandare: 6–8 săptămâni.
Petreceri de sărbători (Crăciun, Revelion)
Sărbătorile sunt foarte aglomerate, iar multe persoane organizează evenimente în aceeași perioadă. Invitații se pot „rezerva” rapid la alte petreceri.
Recomandare: 4–8 săptămâni, ca să fii primul care anunță.
Petreceri de logodnă
Acestea sunt evenimente importante, uneori aproape la fel de formale ca nunțile.
Recomandare: minim 4 săptămâni; 6–8 săptămâni dacă ai invitați care călătoresc din afara orașului.
Petreceri de inaugurare a casei
Evenimentele pot fi formale sau casual.
– Dacă servești o masă: 2–3 săptămâni înainte
– Dacă servești doar gustări/băuturi: 1–2 săptămâni înainte
Asigură-te că ai timp să te instalezi înainte să programezi petrecerea.
Petreceri formale
Aici ai nevoie de confirmări exacte pentru catering și locație.
Recomandare: 4–6 săptămâni înainte.
Petreceri informale
Pentru întâlniri relaxate – o seară de pizza, o petrecere la piscină sau o ieșire cu prietenii – invitațiile pot fi trimise direct prin mesaj sau printr-un eveniment pe rețelele sociale.
Recomandare: aproximativ 1 săptămână; mai devreme doar dacă este important ca anumite persoane să fie prezente.
Când ar trebui să fie termenul limită pentru confirmare?
Include întotdeauna o modalitate prin care invitații pot confirma: card de răspuns, număr de telefon, e-mail.
Termenul limită depinde de când ai nevoie de numărul final de invitați.
Dacă servești mâncare, furnizorul de catering va dori să știe numărul final cu 2–3 zile înainte. Adaugă câteva zile pentru siguranță, astfel încât să poți contacta persoanele care nu au răspuns încă.
Recomandare generală: termenul limită cu 1–2 săptămâni înainte de eveniment.
Pentru evenimente mari și formale, stabilește termenul ceva mai devreme pentru a avea timp suplimentar de organizare.